Može li se Gmail koristiti kao besplatno rješenje za potrebe službe za pomoć vaše tvrtke?
Tradicionalna rješenja službe za pomoć
Neka rješenja mogu uključivati Kayako eSupport ili IssueTrak, besplatna rješenja poput Help Desk Lite. Web mjesto zvano Popis službi pomoći s otvorenim kodom navodi rješenja (kao što ste mogli pretpostaviti) rješenja za pomoć u otvorenom kodu.
Obično ovakva rješenja nude način slanja e-pošte na određenu adresu e-pošte izravno u sustav za prodaju ulaznica. Dakle, kupac pošalje e-poštu, stiže u okvir za e-poštu, a zatim se postavlja u sistem za prodaju ulaznica, dodjeljuje broj ulaznice i sjeda u red radi rukovanja od strane osoblja tvrtke.
Ako je ovo javna adresa e-pošte, to otvara probleme sa neželjenom spremom. A rješenja na strani poslužitelja možda neće dobro podnijeti dolaznu neželjenu poštu.
OK, ali Gmail?
Gmail je doista besplatan internetski sustav e-pošte. Ali, slijedi nekoliko stvari:
- Besplatno je.
- Ima nevjerojatno otkrivanje neželjene pošte i filtriranje
- Pruža sjajne načine organiziranja i označavanja dolaznih poruka.
- Teme razgovora automatski se grupiraju, što olakšava svaki zahtjev do rješavanja.
Dakle, kako bismo koristili Gmail za ovo?
Prvo što ćete trebati učiniti je procijeniti potrebe softvera vaše službe za pomoć. Imate li više odjela? Mora li vam biti dodijeljen apsolutno broj karata? Trebate li bazu podataka?
Ako su vam potrebni brojevi karata? Gmail vam tamo ne može pomoći. Isto tako, Gmail nema ugrađeni način stvaranja baze znanja o prošlim upitima. Ali to ne znači da ne možete zasebno stvoriti vlastiti FAQ ili bazu znanja.
Pretpostavimo da želite koristiti Gmail. Stvorite Gmail račun i pokušajte koristiti ime za račun koji je što opisniji. Možda čak želite stvoriti više Gmail računa kako bi svaki odjel u vašoj tvrtki mogao imati svoj vlastiti. Taj izbor, opet, ovisi o vašim potrebama. Ako je vaša tvrtka mala, možda imate jednu osobu koja razdvaja dolazne poruke u odgovarajući odjel (poput sekretara). Ili je možda broj ljudi u vašoj grupi mali, pa se jednostavno možete složiti kako organizirati poruke na računu. Ako ćete imati puno zahtjeva, možda biste trebali postaviti više Gmail računa.
U Gmailu želite postaviti obavijest o odmoru. Međutim, nećete ga koristiti kao obavijest o odmoru. Koristite ga kao automatsko potvrdu dolazne karte. Način da svojim kupcem kažete da je, da, njegova poruka je primljena. Da biste ovo postavili, idite na Postavke. Odaberite radio gumb da biste uključili odgovor za odmor, a zatim upišite poruku koju želite poslati.
Želite postaviti račun e-pošte na vlastitoj domeni u svrhu da djeluje kao vaša javna adresa e-pošte. Vjerojatno ne želite da vam klijenti pošalju e-poštu na GMAIL.COM adresu jer bi to moglo izbaciti pojam neprofesionalnosti. Dakle, postavite svoj vlastiti račun e-pošte i koristite Gmail kao klijent e-pošte da biste jednostavno preuzeli e-poštu s vašeg poslužitelja. Da biste to učinili, idite na Postavke -> Računi. U odjeljku "Dohvati poštu s drugih računa" odaberite "Dodavanje drugog računa pošte". Dobićete skočni prozor u koji možete unijeti adresu e-pošte koju želite da provjeri Gmail. Tada ćete unijeti korisničko ime, lozinku i adresu poslužitelja za POP3 vezu s tim računom e-pošte. Preporučam vam da odaberete Gmail da ukloni poruku s poslužitelja nakon preuzimanja na Gmail.
Zatim, a također na kartici Postavke -> Računi, poželjet ćete tu adresu e-pošte učiniti odlaznom. Ako to ne učinite, onda će sve poruke e-pošte koje pošaljete s Gmaila imati Gmail.com kao povratnu adresu. Stoga, unesite e-poštu svoje tvrtke u Gmail kao unos pod "Pošalji poštu kao". Gmail će na ovu adresu e-pošte poslati potvrdni kôd. Dohvati taj kôd s e-pošte koju dobiješ, poveži ga u Gmail i od tada preko tog računa možeš slati e-poštu s Gmaila. Postavite ovu novu adresu kao svoj zadani račun za odlaznu e-poštu.
Nakon što to učinite, nitko vam neće moći reći da upotrebljavate Gmail ako ne iskope u zaglavlja e-pošte.
Zatim ćete poželjeti postaviti neke naljepnice koje ćete koristiti za organiziranje poruka. Možda naljepnice za svaki odjel. Možda naljepnice za to je li poruka obrađena, proslijeđena ili još čeka na odgovor. Oznake koje stvorite ovisite o vama, ali unaprijed ih isplanirajte jer će upravo one etikete pretvoriti Gmail u organiziranu platformu za dolazne poruke, a ne veliki nered upita.
Također možete upotrijebiti Gmail filtre kako biste još više organizirali svoje poruke.
Kako kupci trebaju podnijeti zahtjeve?
Dvije glavne opcije bi bile korištenje web-obrasca ili izravno objavljivanje adrese e-pošte na vašoj web stranici. Očito je da, ako direktno objavite adresu, adresu će vrlo vjerojatno pokupiti pauci i staviti na popise neželjene pošte. Međutim, filtriranje neželjene pošte u Gmailu je izvrsno i vjerovatno je da nećete dobiti puno neželjene pošte u pristiglu poštu.
Ako koristite obrazac, pripazite da ne tvrdo kodirate liniju predmeta e-pošte u e-poštu. Sposobnost navoja Gmaila jedna je od moćnih stvari koja ga čini pristojnim rješenjem službe za pomoć i identičnim crtama predmeta sve će se lažno grupirati u jednu nit. Stoga, bez obzira na to, osigurajte da klijent može kreirati vlastiti predmet pri slanju zahtjeva.
Pogledajmo dalje od Gmaila
Gmail je sjajan, ali Googleova druga rješenja čine i Google izvrsnom platformom za potrebe vaše poslovne komunikacije. Na primjer, postavljanje Gmail računa postavlja i pristup Google Kalendaru (koji se može koristiti kao kalendar tvrtke kao i podsjetnici na zadatak). Možete koristiti Google dokumente za pohranjivanje dokumentacije o postupanju s određenim vrstama zahtjeva koji mogu stići od kupaca. Pomoću Google Chat-a možete razgovarati između osoblja. Možete upotrebljavati Google Sites kao korporativni intranet, pohranjivanje postupaka tvrtke i ostale dokumentacije tamo na webu. Google Grupe mogu se koristiti kao privatni popis e-pošte za cijelu tvrtku.
Pa, vidite, Google-ove besplatne usluge mogu donijeti odlična rješenja za male tvrtke. Morate malo razmišljati izvan okvira. ????
