E-pošta je apsolutno bitna za rad u 21. stoljeću, od komunikacije između članova tima do planiranja projekata u vrijednosti nekoliko narednih mjeseci. Problem je, naravno, što se u doba pametnih telefona i tableta naizgled nemoguće odvojiti od posla za bilo koji vremenski period. E-pošta na vašem pametnom telefonu u osnovi je zahtjev većine tvrtki, ali to znači da vam poslodavac može u svakom trenutku pružiti kontakt s vama. Svi zaslužuju predah od posla i vremena daleko od e-mailova, poziva i svih onih komunikacijskih medija za koje teško možemo iza sebe. Bez obzira jeste li na odmoru ili samo želite neko kvalitetno vrijeme s obitelji ili prijateljima, postavljanje Outlookove poruke izvan ureda prvi je korak da ostavite posao iza sebe na neko vrijeme. Evo kako to učiniti.
Pogledajte i naš članak Dropbox Vs Google pogon - što je bolje?
Zašto se gnjaviti porukom van ureda?
Postavljanje poruke izvan službe možda neće usrećiti šefa, ali u najmanju ruku, to će omogućiti svima iz vaše radne zajednice i strancima koji vas pokušavaju kontaktirati. Pa zašto je važno postaviti poruku izvan ureda? Pa, u stvarnosti, postoji nekoliko razloga:
Dobro je dopustiti kolegama, menadžerima i kupcima da izvan određenog vremena nisu u kontaktu. To posebno vrijedi ako ste na odmoru dulje od nekoliko dana.
To je profesionalno . Ako je nekome potrebna vaša pomoć u vezi s nečim ili kupac ima upit, neka im kaže da niste blizu dulje vrijeme. Znaju da moraju pričekati dok se ne vratite ili mogu pristupiti nekom drugom. Oboje pomažu tvrtki i vama.
Kaže ljudima da vas ne gnjave . Ako postavite poruku izvan ureda, ljudi znaju da ste na odmoru, uzimate osobno vrijeme ili nešto drugo. Poslije je manje vjerojatno da će vam nazvati ili SMS-om.
To daje vašem šefu jednu stvar manje da prigovara . Ako radite za zahtjevnog šefa i želite se povući, imat ćete otpor. No ako igrate igru i djelujete profesionalno, vrlo malo ih može učiniti iz perspektive discipline.
Ako postoji jedna stvar važna kada je u pitanju posao, to je osiguravanje da se uvijek predstavljate kao profesionalac u najistaknutijem smislu.
Postavljanje Outlookove poruke izvan ureda
Postavljanje odgovora izvan ureda malo se razlikuje ovisno o tome koristite li Outlook 2016 ili stariji ili Outlook unutar Office 365. Pokrivat ću oba.
Outlook 2016 i stariji
Postoji nekoliko koraka u tom procesu, ali to je prilično jednostavno.
- Napravite novu e-poštu i napišite svoj odgovor izvan ureda. Uključite predmet izvan ureda, ali odredište ostavite prazno.
- Odaberite Datoteka i spremite kao.
- Spremi kao Outlook predložak na kojem piše Spremi kao vrstu.
- Odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima i odaberite račun na koji želite primijeniti poruku.
- Odaberite Novo pravilo.
- Odaberite Primijeni pravilo na porukama koje primam i pritisnite Next.
- Odaberite Gdje se moje ime nalazi u polju To i pritisnite Next, a zatim potvrdite skočni prozor.
- Odaberite odgovor pomoću određenog predloška i kliknite tekstualnu vezu u donjem oknu.
- Odaberite predložak koji ste napravili ranije i odaberite Otvori. Kliknite Dalje.
- Odaberite osim ako je automatski odgovor kako biste izbjegli slanje auto odgovora na automatske odgovore. Kliknite Dalje.
- Dajte pravilu smisleno ime i provjerite je li uključeno ovo pravilo označeno.
- Odaberite Završi, a zatim OK.
Ovo će stvoriti odgovor izvan ureda i postaviti ga u aktivan. Iako taj postupak određuje račun na kojem će biti aktivan, možete ga postaviti i na sve račune e-pošte. Kada uključite pravilo u koraku 11, ispod njih imate mogućnost odabrati pravilo koje će biti aktivno na svim računima. Omogućite to ako trebate i spremite.
Isključite Outlook poruku izvan ureda
Kad se vratite s odmora ili bilo čega što ste učinili, morate upamtiti da biste automatski isključili odgovor.
- Odaberite Datoteka u programu Outlook.
- Odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima i odaberite Pravila e-pošte.
- Odaberite račun i poništite potvrdni okvir pokraj pravila za automatsko slanje.
- Kliknite U redu za spremanje promjena.
Sada se službeno vraćate na mljevenje!
Postavljanje izvan uredske poruke u programu Office 365
Računi Office 365 koriste Exchange na kojem Outlook račun koristi POP, IMAP ili Exchange. Postupak je uglavnom isti, ali dovoljno je različit da jamči vlastiti korak.
- U programu Outlook odaberite Datoteka i automatski odgovori.
- Odaberite Pošalji automatske odgovore.
- Postavite vremenski okvir ako želite. Ovo je korisno za zaboravne tipove poput mene koji ostavljaju svoj automatski aktivni rad čak i kad se vrate.
- Provjerite je li kartica Inside my Organization aktivna i dodajte svoju poruku.
- Odaberite Izvan moje organizacije i tamo dodajte relevantnu poruku. Ovisno o tome tko vas šalje iz vanjskog svijeta, možda ćete morati provjeriti Moje kontakte. Inače će se adrese e-pošte slati svima, uključujući biltene, obavijesti i čak neželjenu poštu.
- Odaberite OK jednom dovršeno da biste se aktivirali.
Proces je nešto kraći nego u Outlooku 2016, ali krajnji rezultat je isti. Mogućnost postavljanja vremenske skale je uredna i kao korisnik Outlook 2016, nadam se da će se zbog te značajke uskoro preći na tu verziju.
Isključite poruku izvan ureda u programu Office 365
Ako ne želite koristiti tajmer, vratite se ranije ili trebate otkazati poruku izvan ureda, to možete.
- Otvorite Outlook i odaberite File.
- Odaberite Automatski odgovori i označite pravilo izvan ureda.
- Odaberite Ne šalji automatske odgovore.
Time će Exchange odmah slati poruke, pa provjerite jeste li spremni odgovoriti nakon što ga onemogućite.
Sada znate kako postaviti Outlook poruku izvan ureda, nema izgovora da ne oduzmete više vremena od posla. Sretno s tim!
