Ne mrzite li to samo ako želite uzeti slobodan dan i stalno dobivate mnoštvo e-poruka i telefonskih poziva klijenata ili suradnika? Sigurno, možda nekima od njih kažete da ste daleko, ali što ako ne provjere pretinac pristigle pošte?
Pogledajte i naš članak Kako automatski prosljeđivati e-poštu u programu Outlook
Ne možete komunicirati sa svima čak ni dok radite, a kamoli u slobodno vrijeme. No, šanse su da ćete i dalje biti napuhani e-poštima koja se odnose na posao čak i dok ste na odmoru. Srećom, postoji način da svi obavijestite da niste dostupni tijekom određenog vremenskog okvira.
Postavljanje automatskog odziva
Ako upotrebljavate Microsoft Outlook, postoji vrlo jednostavna metoda kojom se ljudi možete držati podalje od leđa. Zove se Auto-Responder. Ono što u biti čini jest poslati unaprijed programirani odgovor svima koji vas kontaktiraju za vrijeme odmora.
To se može postaviti samo nekoliko minuta, sati ili čak dana ili mjeseci unaprijed. Slanje automatskog odgovora može osigurati da nećete svakodnevno primati desetke obavijesti vezanih uz posao, bilo da provodite kvalitetno vrijeme s obitelji ili ste na nekoj sunčanoj plaži.
Evo kako možete postaviti Auto-Responder u programu Outlook i isključiti ga kada više nije potrebno.
Postavljanje automatskog odgovora
- Kliknite gumb Pošalji automatske odgovore.
- Označite mogućnost Samo pošalji u ovom vremenskom rasponu u potvrdnom okviru.
- Unesite datum početka i završni datum da biste automatski odgovorili na potrebne parametre. Koristite polja vrijeme početka i završetka vremena.
Vjerovatno ste primijetili da postoje dvije kartice:
- Unutar moje organizacije
- Izvan moje organizacije
Klikom na polje Inside My Organisat će se zatražiti da se svi automatski odgovori pošalju na adrese e-pošte registrirane u organizaciji u kojoj radite (npr. Na vaše sveučilište ili u tvrtki). Sve što trebate učiniti je upisati svoju poruku i kliknite U redu da biste je spremili.
Opcija Outside My Organisation namijenjena je vanjskim adresama e-pošte. Evo kako to možete koristiti za postavljanje automatskog odgovora:
- Prvo odaberite karticu Izvan moje organizacije.
- Provjerite opciju automatskog odgovora za osobe izvan vaše organizacije. Ovo se može postaviti tako da se e-poruke šalju samo osobnim kontaktima ili svima izvan organizacije.
- Unesite tekst u tekstni okvir i uredite ga na bilo koji način.
- Odredite vrijeme početka i završetka kao što biste to učinili kod internih odgovora.
- Kliknite U redu za spremanje poruke.
Što je s procesom deaktivacije?
Da biste deaktivirali odgovore izvan ureda, morate slijediti jednostavan postupak. Prvo biste trebali kliknuti na karticu Datoteka, zatim karticu Informacije, a zatim gumb Automatski odgovori.
Dat će vam se dvije mogućnosti za označavanje:
- Ne šaljite automatske odgovore
- Šaljite automatske odgovore
Izaberite prvu opciju i značajka automatskog odgovora isključit će se. To morate učiniti i za interni i za vanjske odgovore.
Završna riječ
Imajte na umu da ako želite nastaviti slati automatske odgovore ljudima, morat ćete postaviti novi datum i vrijeme. Ako je značajka isključena, morate slijediti korake deaktivacije i umjesto toga odabrati opciju Pošalji automatske odgovore. To će vam omogućiti da ponovno uredite polja vremenskog raspona, kao i postavite odlaznu poruku.
