Kako postaviti datume isteka za datoteke zajedničkog google pogona

Ako koristite G Suite - Googleov plaćeni set aplikacija koji uključuje Gmail, Dokumente, Pogon i Kalendar za organizacije - tada možete upotrijebiti malo poznatu značajku koja vam omogućuje postavljanje datuma isteka za zajedničke datoteke na Google disku. Mogućnost postavljanja isteka na zajedničku datoteku korisna je za privremenu dijeljenje podataka s drugim timovima ili vanjskim dobavljačima, a da im ne omogućite neograničen pristup. Odlično je i za dijeljenje nacrta kolaborativnih projekata, tako da možete osigurati da nitko iz vašeg tima nenamjerno ne pristupi zastarjeloj kopiji vaših podataka.
Uvijek možete ručno ukloniti zajedničku datoteku, ali to morate upamtiti za svaku zajedničku datoteku. Ako dijelite puno datoteka s puno različitih ljudi, to može brzo postati nepraktično, i tu je postavljanje datuma automatskog isteka jer prvotno dijelite datoteke doista korisno. Dakle, evo kako postaviti datume isteka za zajedničke datoteke na Google disku.

Ograničenja datuma isteka za zajedničke datoteke na Google disku

Prvo, razjasnimo da je značajka automatskog datuma isteka trenutno dostupna samo za korisnike plaćene usluge G Suite. Ovo nije dostupno za besplatne korisnike Google računa ili one koji su i dalje u starom besplatnom izdanju G Suite-a.
Također imajte na umu da se gornje ograničenje odnosi samo na mogućnost postavljanja zajedničkih datuma isteka Google diska. Korisnici kojima dijelite datoteku s datumom isteka ne moraju imati plaćeni račun G Suite ili biti dio vaše G Suite organizacije (iako ćete se morati pobrinuti za to da imaju ispravna dopuštenja za vaše zajedničke datoteke, diskutirano u daljnjem tekstu).

Postavljanje datuma isteka za zajedničku datoteku na Google disku

Za početak se prijavite na svoj Google disk i obavezno koristite ispravan račun G Suite.

Nakon što ste prijavljeni, pronađite datoteku koju želite podijeliti i desnom tipkom miša kliknite (ili Control-click za Mac korisnike) na datoteci. Na prikazanom izborniku odaberite Dijeli .

Inače, ako datoteku već imate otvorenu, u gornjem desnom kutu možete kliknuti gumb Dijeli .

Uz oba načina pojavit će se novi prozor Dijeli s drugima . Ako je dokument već dijeljen bez datuma isteka s postojećim kontaktom, ispod teksta za unos kliknite tekst Shared with… . Ako morate dijeliti dokument prvi put, unesite ime kontakta ili adresu e-pošte željenih korisnika, pazeći da su njihova dopuštenja postavljena na Uređivanje ili niže (ne možete postaviti istek za korisnike koji su označeni sa Vlasnikom -razina dopuštenja).

Nakon što datoteku podijelite s odgovarajućim korisnicima, kliknite gornji tekst Dijeljeno s tekstom ili gumb Napredno u donjem desnom kutu. Na popisu korisnika koji se prikazuje pokažite pokazivač iznad jednog korisnika i vidjet ćete se ikona štoperice / sata.

Kliknite tu ikonu, a zatim odaberite željeni rok isteka s padajućeg izbornika pored Pristup istekne:

Postoje zadane opcije od 7 i 30 dana, ali možete odabrati Custom Date da biste unijeli datum isteka koji želite. Jedino upozorenje je da ne postoji mogućnost postavljanja određenog vremena isteka. Datoteka uvijek istječe u vrijeme kada je podijeljena na određeni datum.
Nakon što završite, kliknite plavi gumb Spremi izmjene da biste omogućili automatski datum isteka. Nakon što taj datum postigne, vaš korisnik više neće imati pristup datoteci. Da biste ih spriječili da ga preuzmu i zaobiđu vaše postavke isteka, provjerite jesu li njihova dopuštenja postavljena ili na View ili Comment, a zatim potvrdite okvir na dnu prozora za dijeljenje označen Onemogući opcije za preuzimanje, ispis i kopiranje za komentatore i gledatelje,

Istek dijeljenja možete prilagoditi ili otkazati tako da se vratite na ovaj izbornik, ponovo kliknite ikonu sata, a zatim kliknite Odustani istek .

Imam G Suite, ali ne vidim ikonu sata

Ako ste slijedili ove korake na svom računu, ali ne vidite ikonu sata / štoperice kao što je gore opisano, onda vjerojatno nemate kompatibilni račun G Suite. Kao što je prethodno spomenuto, Google nažalost ograničava stvaranje datuma isteka zajedničkih datoteka na korisnike trenutne usluge G Suite.
Također, nažalost, Google tijekom godina nije bio vrlo jasan u vezi s promjenama svoje usluge, pa čak i ako imate račun G Suite, on je možda stvoren pod Googleovom "naslijeđenom" uslugom G Suite i nije kompatibilan s tim značajka. Zbunjujuće, zar ne?
Ali zapamtite, za izradu datuma isteka zajedničkih datoteka potreban vam je samo moderan račun G Suite. Sve dok imate taj kompatibilni račun, možete dijeliti datume isteka i konfigurirati ga za bilo koju vrstu Google računa, unutar i izvan vaše organizacije.