Ako vaša organizacija koristi Google dokumente ili G Suite ili radite s organizacijama koje to rade, znajući tko je pogledao koji dokument i kada mogu biti korisne informacije. Od osiguravanja svima da pročitaju nacrt, odredbe i uvjete, vaše najnovije podneske, politike i postupke ili neki drugi važan dokument, da biste mogli vidjeti tko je učinio što i kada je bitan sastojak u bilo kojoj situaciji u kojoj je bitna odgovornost.
Pogledajte i naš članak Kako instalirati prilagođene fontove za Google dokumente
Donedavno niste mogli vidjeti tko je pregledavao vaš Google dokument. Mogli ste vidjeti tko ga je uređivao, ali ne i tko ga je samo pročitao. Ako nisu spremili, uredili ili ostavili komentar, niste imali pojma je li određena osoba uopće pročitala najnoviju verziju dokumenta. Također, budući da Google dokumente možete dijeliti s dopuštenjima samo za čitanje, možete ih dijeliti s nekim ljudima s namjerom da pregledaju dokument, ali ne i da naprave promjene.
Ako radite u organizaciji možete konfigurirati stvari tako da vidite tko je pregledavao vaš Google dokument. Još uvijek ne možete vidjeti tko je gledao vaš Google dokument ako koristite Google Doc u besplatnoj verziji Google Apps.
Google je nedavno dodao mogućnost da vidi tko je gledao vaš Google Doc u G Suite, koji uključuje Google Apps i pouzdano hosting e-pošte. G Suite vrlo je popularan kod malih i srednjih poduzeća koja žele postaviti hosting hosting za naziv domene tvrtke.
Monitor aktivnosti G Suite
Ako G Suite koristite u organizaciji, a Google Doc ste podijelili s drugima radi suradnje ili samo za čitanje dokumenta, možete upotrijebiti Monitor aktivnosti da biste vidjeli "povijest pregleda" datoteke Google Doc.
- Otvorite Google dokument za koji želite pogledati povijest pregleda
- Zatim kliknite gornju desnu strelicu ikone ili otvorite padajući izbornik Alati
- Otvorite Monitor aktivnosti
- Zatim kliknite karticu Svi gledatelji vaše organizacije
Taj će vam postupak omogućiti praćenje prikaza u dokumentu, uključujući datum i vrijeme posljednjeg prikaza za svakog gledatelja. Ako u Google Doc-u ne vidite opciju povijesti pregleda, to vjerojatno znači da ste prijavljeni u besplatnu verziju Google Dokumenata koja dolazi zajedno sa svim računima za Google Apps koji dobijete putem Gmail računa.
Gledatelji i komentari Trendovi
Osim što vidite tko je pregledavao vaš Google dokument i kada vam Monitor aktivnosti također omogućava da vidite trendove kada su ljudi pregledavali ili komentirali vaš dokument.
Trend gledatelja - prikazuje vam grafikon broja jedinstvenih gledatelja u bilo kojem vremenskom rasponu koji odaberete od 7 dana do "svih vremena"
Trend komentara - pokazuje vam grafikonima trendova komentara tijekom bilo kojeg razdoblja od 7 dana do "svih vremena"
Isključite povijest povijesti
Možete isključiti tu značajku ako radite na povjerljivoj datoteci ili nečemu što nije za javnu potrošnju. Iako to ne dodaje privatnosti, to je postavka za podešavanje uma.
- Otvorite Google dokument
- Kliknite strelicu za kretanje prema gore u gornjem desnom dijelu svog dokumenta ili idite na Alati s padajućeg izbornika
- Otvorite Monitor aktivnosti
- Pod stavkom Document Setting (Isključivanje dokumenta), isključite Prikaži moju povijest prikaza ovog dokumenta
Pogledajte tko je promijenio vaš Google dokument
Brojanje pogleda korisno je za odgovornost i za osiguravanje da će osobe kojima pošaljete dokument zapravo pročitati, ali važnija je kontrola verzije. Pogotovo ako radite u reguliranoj industriji. Kontrola verzija nešto je učinila Google Dokumenti već neko vrijeme i pokazat će tko je uredio dokument, spremio ga ili podijelio.
Ako vas zanima kontrola verzija ili želite biti sigurni da nitko nije izvršio promjene koje ne bi smio bez zaključavanja datoteke, to možete saznati.
- Otvorite Google dokument koji želite pratiti
- Odaberite Datoteka i Povijest verzija
- Odaberite Pogledajte Povijest verzija
Na desnoj strani zaslona trebao bi se prikazati klizač koji prikazuje svako spremanje i uređivanje za dotični dokument. Ovisno o tome kako ste postavili G Suite ili Google dokumente, te podatke možete vidjeti i odabirom veze "Zadnja izmjena bila …" na vrhu dokumenta. Odvešće vas na točno isto mjesto.
Unutar tog dijapozitiva također biste trebali imati mogućnost pregledavanja prethodne verzije dokumenta prije izmjene. To je bitno za kontrolu verzija jer imate trag revizije o tome koje su promjene izvršene, kada i od koga. Korisno je i ako ste napravili neke promjene, spavali na tome, predomislili se i željeli ih odvratiti.
Pogledajte tko je podijelio vaš Google dokument
Također možete vidjeti tko je dijelio vaš Google dokument i kada. Možete vidjeti i postavke dijeljenja tako da možete bolje kontrolirati pristup svom dokumentu.
- Otvorite Google pogon i u gornjem desnom uglu odaberite ikonu 'i'
- Izaberite Aktivnost s klizača koji se prikazuje s desne strane
Trebali biste vidjeti je li Doc ili je podijeljen, tko je zadnji put uredio dokument i kada je posljednja radnja poduzeta na njemu. Kratko je, ali govori vam što trebate znati.
Možete provjeriti i unutar dokumenta odabirom Dijeli. Imena pojedinaca pojavit će se u skočnom prozoru. Ako postoji više ljudi, odaberite ime i prikazat će se popis svih imena.
Tako možete vidjeti tko je pregledavao vaš Google dokument, mijenjao ga, dijelio ili interakciju s njim na bilo koji način. Radi samo za G Suite i Google dokumente registrirane za organizacije, a ne za pojedince, ali funkcionira!
