Bilo da se radi o poslovnoj ili osobnoj uporabi, Outlook-ov kalendar može biti najučinkovitiji alat za upravljanje vremenom. Svoj raspored možete lako organizirati i dijeliti s drugima, a možete pregledavati i kalendare drugih ljudi kako biste bili sigurni da ste svi na istoj stranici kada je riječ o rokovima.
Pogledajte i naš članak Kako sinkronizirati Google kalendar s Outlookom
U programu Outlook postoje mnoge značajke koje olakšavaju suradnju, ali to ne čini savršenim. Ako se pitate tko gleda vaš kalendar, možda biste naišli na neka ograničenja.
Možete li vidjeti tko je gledao vaš kalendar?
Odgovor na ovo pitanje je „da i ne“. Iako je ova značajka u određenoj mjeri dostupna, ona vam zapravo ne nudi sve potrebne informacije.
Ako niste administrator kalendara, nema načina da vidite tko je pogledao vaš kalendar. A ako ste administrator, jedino što možete vidjeti je posljednji račun koji je ušao na njega. Čim drugi račun pogleda kalendar, prethodni postaje nevidljiv, pa nema načina da se vidi čitav popis ljudi koji su ga pogledali.
Najbliže tome je provjeriti tko može vidjeti vaš kalendar. To možete učiniti tako da otvorite dijeljenje> Dopuštenja za kalendar. Vidjet ćete potpuni popis ljudi koji imaju pristup vašem kalendaru i vrstu pristupa.
Kako vaš kalendar izgleda drugima?
Način na koji će drugi vidjeti vaš kalendar ovisi o informacijama koje odlučite podijeliti s njima. Ako ne odlučite podijeliti detalje svoje aktivnosti, jedino što će moći vidjeti je li slobodan ili zauzet.
Ako odlučite podijeliti svoj kalendar s drugim narodima, oni će moći vidjeti sve detalje vaših obveza. Ako želite ograničiti pristup nekim detaljima, možete odrediti određene sastanke na Privatno.
Kada dijelite kalendar, možete odabrati različita dopuštenja za pristup. Na primjer, ako odaberete Potpune pojedinosti, ljudi će vidjeti predmet, vrijeme, lokaciju te sve bilješke i pojedinosti koje ste objavili u kalendaru.
S druge strane, ograničeni detalji prikazat će samo predmet, vrijeme i lokaciju.
Osim sebe, možete odrediti urednike i delegate koji mogu oboje uređivati vaše kalendare. Izaslanici mogu djelovati u vaše ime dijeljenjem različitih detalja i slanjem i odgovaranjem na zahtjeve.
Kako otvoriti kalendare drugih ljudi?
Pregledavanje kalendara drugih ljudi u programu Outlook prilično je jednostavno i može se obaviti u samo nekoliko klikova. Evo što morate učiniti:
- Na stranici Kalendar u programu Outlook idite na Otvori kalendar> Otvori zajednički kalendar .
- Pojavit će se skočni prozor s imenima ljudi čiji vam je kalendar dostupan. Kliknite Ime…, a zatim odaberite ime s popisa.
Ovisno o vašem dopuštenju pristupa, moći ćete vidjeti različite podatke. Pojavit će se na desnoj strani zaslona, a možete pogledati do 30 kalendara jedan pored drugog.
Kako delegirati pristup kalendaru?
Ako planirate iskoristiti godišnji odmor ili ako iz bilo kojeg razloga želite da netko drugi upravlja vašim kalendarom, to možete učiniti imenovanjem delegata. Kao što je spomenuto, delegati mogu slati i prihvaćati zahtjeve za sastanak u ime upravitelja i uređivati različite stavke u dokumentu.
Evo kako dopustiti nekome, kao što je podređeni, da kontrolira vaš kalendar:
- U prikazu kalendara idite na Datoteka> Postavke računa, a zatim odaberite Delegate Access .
- Kliknite Add, a zatim odaberite ime s popisa ili ga upišite. Kliknite na ime i idite na Add .
- U izborniku Delegate Permissions (Dopuštenja za delegat) dajte dopuštenja za svoj delegatski uređivač . Još jedna stvar koju možete učiniti je zatvoriti dijaloški okvir i odabrati jednu od sljedećih opcija:
- Samo moji delegati, ali pošaljite mi kopiju zahtjeva za sastanke i odgovora.
- Samo moji delegati.
To će drugom korisniku pružiti potpuni pristup vašem kalendaru, a vi ćete moći vidjeti sve što se događa s vašim rasporedom.
Upravljajte svojim vremenom
Postoji mnoštvo opcija koje vam omogućuju učinkovito upravljanje vremenom pomoću Outlooka. Osim toga, možete podijeliti svoj raspored s članovima vašeg tima i pogledajte njihov. Možete organizirati sve vrste projekata i pratiti napredak.
Postoji li još nešto o Outlooku što biste željeli znati? Slobodno dijelite svoje prijedloge u komentarima ispod.
