Upravljanje dokumentima jedna je od najvažnijih stvari u SharePointu. U poslu se dokumenti često razvijaju. Oni mogu započeti na OneDrive for Business i završiti na timskom timu organizacije. Dokumenti često mijenjaju lokacije pa je kritično poznavanje ulaza i izlaza premještanja dokumenta u SharePoint.
Više načina za to
Brze veze
- Više načina za to
- 1. File Explorer
- 2. Pomaknite se na / kopiraj u
- 3. Upravljanje sadržajem i strukturom
- 4. Organizator sadržaja
- 5. SharePoint alat za migraciju
- 6. Proizvodi treće strane
- 7. Prilagođeno rješenje
- Odaberite svoju metodu
Svi koji su radili u SharePointu znaju da postoji mnogo načina za postizanje određenog zadatka. Premještanje dokumenata nije iznimka. Hoćete li do kraja koristiti File Explorer ili alat za migraciju, ovisi o brojnim čimbenicima, kao što su broj premještenih dokumenata, važnost zadržavanja povijesti verzija, metapodaci i još mnogo toga.
1. File Explorer
Da biste premjestili dokument pomoću File Explorera, otvorite ciljne i izvorne biblioteke dokumenata (nije važno je li to isto mjesto). Na padajućem izborniku odaberite File Explorer . Otvara se pregled istraživača za svaku od knjižnica. Koristite povuci i spusti za pomicanje predmeta između dvaju pregleda istraživača.
Možete premjestiti i mape i datoteke i zadržati vrste sadržaja ako su izvorne i ciljne lokacije definirale vrste sadržaja. Ova metoda također zadržava prilagođene metapodatke ako su i izvorni i ciljni nalazi definirani pomoću istih metapodataka.
Međutim, postupak je ručan i više je kopija nego potez, što znači da nakon premještanja morate izbrisati izvorne stavke. Ne zadržava povijest verzija niti je kreirao, kreirao, modificirao i modificirao svojstva.
2. Pomaknite se na / kopiraj u
Iako su korisne i jednostavne, naredbe Premještanje u i Kopiranje u datoteke dostupne su samo na SharePoint Online. Ova opcija omogućuje vam premještanje dokumenata iz OneDrive for Business ili SharePoint na odredište u SharePoint ili OneDrive. Odaberite datoteku i kliknite bilo koju od dvije naredbe. Opcija Premjesti u premjestit će vaš dokument s metapodacima i zaštitom povijesti verzija u drugu mapu unutar iste knjižnice, u drugu knjižnicu ili na drugo mjesto.
Ova je metoda savršena za krajnje korisnike, jer je jednostavna i jednostavna. Omogućuje vam kopiranje i premještanje datoteka i mapa. Najbolje je to što zadržava vrste sadržaja, povijest inačica prilagođenih metapodataka te kreirana, kreirana, modificirana i modificirana svojstva. Naredba Copy to command zadržava samo najnoviju verziju - glavna mana je očito činjenica da je ova metoda ekskluzivna za SharePoint Online.
3. Upravljanje sadržajem i strukturom
Ako omogućite značajku infrastrukture za izdavanje SharePoint Server, moći ćete vidjeti vezu Upravljanje sadržajem i strukturom kada prijeđete na Administracija web mjesta . Pomoću ove značajke možete premještati / kopirati dokumente. Ovo je jedan od najboljih hakova koji će vam pomoći pomicati više dokumenata istovremeno, a istovremeno zadržati povijest verzija, kreirao, kreirao, modificirao i modificirao svojstva. Vrsta i metapodaci sadržaja također se zadržavaju ovom metodom.
Međutim, morat ćete uključiti značajku objavljivanja. Ni tada nećete moći premjestiti više mapa. Možda je najveći nedostatak ove metode to što morate biti vlasnik web lokacije da biste je koristili. Oh, i to radi samo na jednom mjestu.
4. Organizator sadržaja
Jednostavno aktivirajte značajku Organizatora sadržaja, a zatim odaberite pravila usmjeravanja koja želite koristiti i stavite dokument koji želite premjestiti u padajuću knjižnicu. Ova metoda također vam omogućuje premještanje dokumenata na bilo koje drugo web mjesto. Potrebno je neko vrijeme za konfiguriranje, ali to morate učiniti samo jednom. Također zadržava vrste sadržaja i prilagođene metapodate.
Iako ne zadržava povijest verzija i zahtijeva administratora, ona ima korisnu značajku koja vam omogućuje usmjeravanje vašeg dokumenta u mapu.
5. SharePoint alat za migraciju
Microsoft zna da premještanje dokumenata u SharePointu može biti malo varljivo. Zbog toga je tvrtka osmislila besplatni alat za migraciju sustava SharePoint. Ovaj alat obrađuje sve, od migracija malih do velikih razmjera koje mogu sadržavati datoteke, mape, pa čak i popise sa vašeg web mjesta SharePoint. Stavke se premještaju u OneDrive ili SharePoint.
Najočitija prednost ove metode je sposobnost alata da podnese velike migracije. Također je vrlo prilagodljiv i zadržava povijest verzija. Međutim, on nije kompatibilan s verzijama programa SharePoint prije 2013. Za razliku od toga, neki su proizvodi migracije treće strane znatno prilagodljiviji.
6. Proizvodi treće strane
Najkvalitetniji proizvodi za migraciju dokumenata treće strane nisu besplatni, ali imaju tendenciju fantastične izvedbe, posebno za migracije velikih razmjera. Obično su skalabilne i vrlo prilagodljive. Većina ovih proizvoda može zadržati sve, uključujući vrste sadržaja, metapodatke, sva svojstva i povijest verzija.
S druge strane, ova metoda košta novac. Kad razmislite o činjenici da plaćate alat koji će vam pomoći pri premještanju dokumenata, počet ćete se pitati zašto SharePoint već ne nudi opciju prilagođenu korisnicima. Drugi je nedostatak to što proizvodi trećih proizvođača zahtijevaju administratora da ih konfigurira i pokrene.
7. Prilagođeno rješenje
Konačno, možete kodirati vlastito prilagođeno rješenje pomoću različitih tehnika poput REST API-ja. Krajnji korisnik ne mora ništa usmjeravati, možete ga prilagoditi koliko želite i osigurati da se sve zadrži u dokumentima. S druge strane, morate biti u mogućnosti kodirati i potrošiti neko vrijeme na pisanje i održavanje koda, što može biti posebno naporno u vrijeme ažuriranja proizvoda.
Odaberite svoju metodu
Postoji još više metoda za premještanje dokumenata u SharePointu, ali one bi trebale pokriti većinu vaših potreba. Razmislite što vam prvo treba, a uskoro ćete znati točno koju metodu koristiti za svaku.
Koju od ovih metoda preferirate? Jeste li koristili više od jednog? Razgovarati.
