Google Dokumenti revolucionarni su način za upravljanje datotekama i dokumentima modernog doba. Omogućuje vam trenutnu suradnju s različitim korisnicima, a istovremeno omogućuje pristup informacijama s bilo kojeg uređaja s internetskom vezom.
Pogledajte i naš članak Kako izbrisati sve dokumente u Google dokumentima
No, pri radu u Google dokumentima, posebno ako tim datotekama upravljate svaki dan, važno je da ostanete nevjerojatno organizirani. Ako to ne učinite, riskirate izgubiti važne podatke i izgubiti vrijeme u potrazi za stvarima koje biste mogli pronaći odmah.
Da biste pomogli u organizaciji u Google dokumentima, želite koristiti mape. Mape su sjajne jer vam pomažu da grupirate različite ideje o temama u jedan digitalni segment. Možete ih koristiti za organiziranje po radnom mjestu, konceptu, kategoriji i mnogim drugim. Međutim, Google dokumenti zapravo ne mogu sami stvoriti mape. Umjesto toga, zapravo ih izrađujete u Google disku - sustavu koji je izravno povezan s drugim Googleovim softverom. Ne brinite; postupak je još uvijek nevjerojatno jednostavan.
U ovom ćemo vam vodiču pokazati kako napraviti mapu na Google disku da biste organizirali svoje Google dokumente.
Kako napraviti mapu na Google disku
Da biste napravili mapu na Google disku, morat ćete otvoriti željeni preglednik. Zatim idite na Google pogon, prijavite se i imat ćete pristup svim svojim datotekama i dokumentima ispred sebe.
Odavde možete ili stvoriti novi dokument za organiziranje ili odabrati one koje već imate.
Organizacija unutar dokumenata
Ako se nalazite u dokumentu Google Docs, možete se uputiti do ključa mape pokraj naslova. Odatle vam se daje mogućnost imenovanja nove mape ili dodavanja dokumenta u postojeću. Ako želite dodati postojećoj, kliknite na označenu mapu i odaberite "Move Here" i dokument će biti smješten u digitalnom prostoru za zadržavanje.
Organizacija izvan dokumenata
Kao što možda znate, Google pogon upravlja Google dokumentima, Google tablicama i Google prezentacijama. To vam omogućuje da organizirate sva tri navedena segmenta i teme teme u jedan.
Kad ste na Google disku, ali ne i u bilo kojem određenom dokumentu, bit ćete na popisu svih datoteka. Da biste ih organizirali, idite gore lijevo i odaberite gumb "Novo". S tog padajućeg popisa pomaknite se prema dolje na segment "Mapa" i pojavit će se nova. Dodijelite naziv mapi i ona će se pojaviti na vašem popisu dokumenata.
Popis postavlja mape veće od datoteka, pa imajte to na umu. U ovom izborniku imate nekoliko različitih opcija organizacije. Svoje podatke možete povući na mape i tamo će ih staviti. Ili desnom tipkom miša kliknite datoteku i odaberite "Premjesti u", a ona će ponuditi popis mapa u koje možete premjestiti dokument.
Oboje je nevjerojatno brzo, a svaki će put učiniti upravo ono što vam je potrebno: organizirati datoteke i dokumente.
Upravljanje mapama
Nakon što organizirate svoje datoteke, možete unijeti novu razinu uređivanja: organiziranje mapa.
Možete kopirati i zalijepiti mape, premještati ih u podmape, brisati ih i još mnogo toga. Za upravljanje mapom, kliknite je desnom tipkom miša na popisu i odaberite što god želite od padajućeg izbornika.
Mape također olakšavaju dijeljenje skupina dokumenata s drugim korisnicima. Umjesto da svaku datoteku dijelite sami, možete stvoriti mapu za nakupljanje različitih dokumenata i dopustiti drugima da upravljaju njima. Dijeljenjem te veze korisnici s pristupom mogu u stvarnom vremenu prenositi nove dokumente, pristupati drugima i još više. Više ne morate čekati da se dokument učita i zatim ga dijelite ručno nakon što ste čekali sve to vrijeme - uobičajena je pritužba čestih suradnika na Google disku.
Vanjske sposobnosti
Mape Diska možete otvoriti i u drugim aplikacijama kao što su aplikacija za poslovni chat, Slack ili aplikacija za upravljanje, Airtable. Mape mogu imati i različite boje, a možete ih označiti zvjezdicom za još lakši pristup. Mogućnosti organiziranja datoteka na Google disku su beskrajne.
Sada kada znate kako organizirati datoteke na Google disku, pobrinite se da potrošite neko vrijeme smišljajući najbolji postupak za vas. Neki vole različite mape za sve, dok drugi više vole grupiranje velikih grupa u jednu mapu s podmapama unutar njih. Bilo kako bilo, fantastični organizacijski sustav Google diska pružit će vam alate za vaš rad naprijed umjesto da trošite vrijeme na potragu za različitim dokumentima i datotekama.
