Praćenje brojeva računa može biti vrlo važno. Svi brojevi računa su uzastopni, pa se pri pokušaju ručnog unosa može unijeti ljudska pogreška, što daje manje od optimalnih rezultata. Nije uvijek lako sjetiti se sljedećeg broja u nizu, pogotovo jer se brojevi počinju povećavati. Zaboravljajući prethodni broj, mogli biste završiti s malim preklapanjem na Excel proračunskoj tablici, što može stvoriti pustoš i dalje niz liniju.
Pogledajte i naš članak Kako izbrisati sve prazne stupce u programu Microsoft Excel
Već je dovoljno teško sjetiti se gdje ste ostavili ključeve ili uzeti nešto iz zamrzivača za večeru, ne treba vam još dovoljno slavine. Umjesto toga, možda je najbolje da Excel automatski generira brojeve računa.
"To bi bilo nevjerojatno korisno. Pa što trebam učiniti? "
Koliko znam postoje dvije metode pomoću kojih se u Excel-u automatski mogu generirati brojevi računa. Ovaj će članak objasniti obojicu kako bi se osiguralo da možete izbjeći preklapanje računa i više ne morate žuriti oko broja koji slijedi.
Automatska generacija računa za Excel
Kao što je spomenuto, postoje dva načina za automatsko dodavanje brojeva računa u proračunsku tablicu ili radnu knjigu u Excelu. Prvi je korištenjem formule unutar VBA (Visual Basic for Applications) kako bi se generirali brojevi računa za jednu radnu knjigu. Drugi način je korištenje Kutoolsa za Excel značajku Insert Sequence Numbers. Ova će vam opcija omogućiti generiranje brojeva faktura na više proračunskih tablica i radnih knjiga.
1. metoda: Automatski generator računa dostavnice koji koristi Visual Basic za aplikacije
Početi:
Možete stvoriti novu radnu knjigu ili otvoriti postojeću radnu knjigu koju želite koristiti za automatsko generiranje broja računa.
Pronađite i označite praznu ćeliju (kliknite je lijevim klikom) i unesite prvi broj koji će se koristiti kao početni broj za sve brojeve računa koji idu naprijed. Kao početnu točku možete odabrati nešto poput 00000 ili 10000. Za naš primjer, koristit ćemo 00000 i bit će postavljeno u ćeliju C3.
Pritisnite Alt + F11 da biste otvorili dijaloški okvir Microsoft Visual Basic for Applications. Proširite svoju trenutnu radnu knjigu (VBAProject, može se prikazati kao Book 1 ako je nova) i dvaput kliknite ThisWorkbook.
Možete upisati sljedeći kôd ili ga jednostavno kopirati i zalijepiti (označite kôd i pritisnite Ctrl + C, a zatim lijevim klikom na prozor i pritisnite Ctrl + V ) kôd u početnom prozoru.
VBA: Generator glasa
| 1 2 3 | Privatna sub radna knjiga_Otvori () Raspon ("C3"). Vrijednost = raspon ("C3"). Vrijednost + 1 Kraj Sub |
"C3" ćelija je u kojoj ste upisali svoj početni broj fakture. Obavezno ga promijenite unutar koda prije nego ga zalijepite u prozor.
Sljedeće formule u nastavku omogućuju vam da potvrdite brojeve računa. Mogu ih biti teško sjetiti na dulje vrijeme, ali uvijek ih možete spremiti kao unos automatskog teksta ako ih budete trebali upotrebljavati kasnije u bilo kojem trenutku.
| Ne. | Formula | Brojevi računa |
| 1 | =”NazivTvrtke” i tekst (TODAY () „, YYMMDD”) C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = "Ime kompanije" i TEKST (DANAS (), "0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = "Ime kompanije" i TEKST (SADA (), "MMDDHHMMSS") i C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = "Ime kompanije" & TEXT (SADA (), "0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = "Ime kompanije" & RANDBETWEEN (100000, 999999) i C3 | CompanyName44868510000 |
Zapamtite da je C3 u formuli ćelija u koju ste postavili početni broj fakture. "Ime tvrtke" rezervirano je za tekst koji želite biti prikazan u vašim brojevima faktura. Promijenite ga na ono što vam odgovara.
Formula ćete htjeti smjestiti u ćeliju za automatsko generiranje računa. To nije ista ćelija u kojoj imate početni broj računa, već je navedena stanica za rezultate. Nakon što je formula uređena prema vašim potrebama, možete je kopirati i zalijepiti u ćeliju i pritisnuti enter da biste dobili broj računa.
Nakon što završite, spremite trenutnu radnu knjigu. Da biste to učinili, kliknite Datoteka, a zatim Spremi (ili Spremi kao da podnosi novu ili pod drugim nazivom). Unesite naziv radne knjige i provjerite je li u polju Spremi kao vrstu postavljeno Excel makro omogućena radna knjiga (* .xlsm). Odaberite gdje će se spremiti, a zatim samo pritisnite gumb Spremi .
Svaki put kad otvorite radnu knjižicu Generator računa, račun će biti jedan broj veći od zadnjeg puta. Samo pripazite da radnu knjižicu sačuvate prije nego što je zatvorite, jer će je svaki rad izgubiti.
Druga metoda: Dodajte broj fakture koristeći Kutools za Excel
Oni od vas kojima treba način generiranja brojeva faktura za više radnih bilježnica pronaći će te potrebe zadovoljene tijekom upotrebe Kutoola. Prva pokrivena metoda dizajnirana je za samo jednu proračunsku tablicu ili radnu knjižicu i imaju nesretnu mogućnost preklapanja kada zaboravite spremiti. Kutools za Excel pruža rješenje i za ova i druga izdanja.
Početi:
Baš kao i prije, označite i odaberite ćeliju za vaš broj fakture. Tada ćete morati kliknuti na Kutools, nakon toga Umetanje i na kraju Umetanje slijeda broja .
Kad se pojavi dijaloški okvir Umetanje broja slijeda, kliknite gumb Novo . Otvorit će se prozor za uređivanje broja slijeda:
- Unesite naziv u okvir Naziv slijeda radi imenovanja novog slijeda broja računa.
- U okvir za povećanje stavite oznaku 1 .
- U okvir Prefiksa (neobavezno) unesite naziv vaše tvrtke ili drugi tekst koji želite vidjeti na početku rezultata broja fakture.
- Početni broj svih vaših budućih brojeva računa može se unijeti u okvir Početni broj. Broj može biti što god želite, ali najbolje bi bilo da bude jednostavan. 00000 ili 10000 bilo bi dovoljno. Ako biste radije držali brojeve malim, umjesto toga možete upotrijebiti jednoznamenkanu brojku 0 ili 1.
- Možete odrediti broj cifara koje će imati vaši brojevi faktura unošenjem broja u okvir Broj cifara. Ne možete pogriješiti s 5 ili 6.
- Završite postupak klikom na gumb Dodaj .
Dok novostvorena sekvenca ostaje odabrana, kliknite Ispunite domet, a zatim pritisnite gumb Zatvori za izlaz. Sada, bez obzira u kojoj radnoj knjizi koristite značajku Umetanje broja slijeda, broj računa automatski će se generirati sa svakim brojem većim od posljednjeg.
