U radnom okruženju je neophodno da držite organiziranu pristiglu poštu kako biste održali učinkovitost. Zbijeni pretinac pristigle pošte može dokazati prilično veliku bol, pogotovo kada ste prisiljeni da se krećete po planinama starijih poruka e-pošte koje vam više neće trebati. U jednom su trenutku te starije poruke e-pošte možda služile svrsi, ali su se od tada pretvorile u dodatne prepreke pri traženju određene e-pošte.
Pogledajte i naš članak Kako stvoriti alias za Gmail
"Moja je poštanska pošta katastrofa. Imam e-poštu od prije dvije godine. Zaista moram ovo smjestiti. "
Da biste izbjegli puno vremena, ne bih vam preporučio pokušati ručno izbrisati sve starije e-poruke. Umjesto toga, zahvaljujući pomoći filtera, moći ćete se mnogo brže riješiti tih poruka e-pošte. Stvaranjem filtra možete izbrisati stare poruke na temelju određenog vremenskog okvira. Jedini problem koji vidim kod korištenja filtera je taj što se primjenjuju samo na novoprimljene poruke. Možete ubuduće primijeniti filtre kako biste osigurali da se gomilanje ne pojavljuje po drugi put, ali što je s onim e-porukama koje sada pune vašu mapu?
Automatski izbrišite one starije Gmailove e-pošte
Nekoliko je stvari koje biste se trebali upustiti u rješavanje sebe starijih, više ne potrebnih poruka e-pošte koje muče Gmail poštu. Istražit ću kako postaviti filtre, primijeniti ih za buduću upotrebu i kako se riješiti svih trenutnih starih poruka e-pošte pomoću dodatka Gmail, Studio e-pošte.
Postavljanje filtera
Prvo, prvo postavimo vaše Filtere .
Početi:
- Prijavite se na svoj Gmail račun s potrebnim vjerodajnicama.
- Pronađite ikonu zupčanika / zupčanika. Ovo je izbornik postavki Gmaila koji se nalazi u gornjem desnom kutu prozora. Kliknite ovu ikonu, a zatim na padajućem izborniku odaberite Postavke .
- Kliknite karticu "Filteri", a zatim kliknite Stvori novi filtar .
- U okvir za unos "Ima riječi" upišite sljedeće - starije_tako: x gdje je "x" vremenski okvir poruka koje želite izbrisati. To će biti broj praćen slovom. Pisma koja slijede odnosit će se na vremenski okvir. Morat ćete koristiti "d" danima, "w" tjednima, a "m" mjesecima. Primjer bi bio stariji_tako: 3d ako želite izbrisati e-poruke starije od tri dana.
- Zatim kliknite Stvori filtar s ovim gumbom za pretraživanje .
- Ispunite polja s oznakom "Obriši" i "Također primijeni filtar" kvačicom na njih.
- Na kraju kliknite Stvori filtar da biste vidjeli da se sve starije e-poruke prema datumu koji ste upravo odredili premjestili iz pristigle pošte u mapu za smeće.
Kada se poruke izbrišu u Gmailu, one trenutno ne nestaju iz postojanja. Umjesto toga, možete ih pronaći u mapi Otpad. To znači da će se te e-poruke i dalje računati s ukupnim kapacitetom podataka. Da biste ih se riješili u cijelosti, možete pričekati da ih Gmail automatski izbriše nakon 30 dana ili ih sami sada izbrišete. Da biste ih izvršili, kliknite mapu Otpad i kliknite vezu Isprazni smeće sada .
Filter za buduće brisanje (ponovna primjena)
Naslov ovog članka bavi se automatskim brisanjem. Nažalost, filtri se ne mogu pokrenuti automatski. Morat ćete se vratiti i još jednom primijeniti filtar na vašu trenutnu poštu.
Da biste ponovo primijenili filtar:
- Vratite se u svoje postavke klikom na ikonu gumba / zupčanika u gornjem desnom kutu Gmail prozora i na padajućem izborniku odaberite Postavke .
- Kliknite karticu "Filteri".
- Budući da ste već stvorili filtar, sada možete kliknuti na Uredi, koji se nalazi pored tog filtra. Ako ste prethodno stvorili više filtera, lako ćete pronaći onaj koji želite jer će se prikazati kriteriji za svaki filtar.
- Kliknite Nastavi u odjeljku koji se prikazuje uz vaše kriterije pretraživanja. To će biti zaslon sličan onome koji se pojavio kada ste postavili izvorni filtar.
- Još jednom primijenite kvačicu na okvir pored "Također primijeni filtar na."
- Ovog puta, da biste aktivirali filtar, kliknite Ažuriraj filtar . Sve vaše starije e-poruke, postavljene na određeni vremenski okvir, sada će biti vraćene u mapu Otpad .
Studio e-pošte
Studio e-pošte dolazi s sjajnom značajkom koja će automatski izbrisati sve starije e-poruke od određenog pošiljatelja ili onih koje se nalaze u određenoj mapi. Ugrađena značajka automatske pročišćavanja pomoći će da vaš Gmail poštanski sandučić bude daleko više organiziran što dovodi do učinkovitijeg radnog okruženja.
Pomoću Studio e-pošte možete arhivirati i primijeniti "Označi kao pročitano" na sve poruke e-pošte koje se trenutno nalaze u vašoj pristigloj pošti i koje su tu već više od tri mjeseca. Također vam omogućuje trajno uklanjanje svih poruka e-pošte s mapa Trash i Spam nakon dva dana. Kao dodatni dodatni bonus, Auto-Purge uključuje značajku odjave pretplate putem e-pošte koja vam može pomoći da lako uklonite svoju adresu e-pošte s bilo kojeg od tih neugodnih lista za slanje newslettera. Također je puno toga što je dodatak sposoban, ali smatram da oni koji su već spomenuti ističu upravo ono što nam je potrebno za ovaj članak.
Osnovni paket je besplatan za korištenje, ali kako biste maksimalno iskoristili proizvod, premium verzija nudi se s godišnjom cijenom od 29 USD. Nadogradnja će vam omogućiti stvaranje više skupa pravila pročišćavanja i uključuje raspored e-pošte, prosljeđivača i automatski odgovor.
Postavljanje i omogućavanje automatske pročišćavanja u Gmailu
Očito, prva stvar koju trebate učiniti je preuzeti i instalirati dodatak Email Studio. Nakon što je to postignuto, moći ćete vidjeti ikonu Studio e-pošte isključenu na desnoj bočnoj traci kad otvorite bilo koju svoju Gmail poruku e-pošte.
Da biste ga koristili:
- Otvorite dodatak Studio e-pošte i prijavite se putem svog Gmail računa.
- Vidjet ćete popis opcija. Iz tih opcija odaberite alat "Čišćenje e-pošte".
- Zatim kliknite Dodaj novo pravilo da biste postavili pravilo (poput onoga što ste učinili s Filtrima ).
- Za postavljanje pravila postoje dva dijela - morat ćete odrediti uvjet, a zatim i radnju. Pomislite "uzrok i posljedica". Akcija će se pokrenuti nakon što se ispuni navedeni uvjet.
- Da biste postavili uvjet, moći ćete koristiti parametre naprednog pretraživanja unutar Gmaila, kao što je newer_than ili has: attachment ili large_than . Upotrijebite ih za pronalaženje odgovarajućeg podudaranja s Gmail e-poštom koje želite arhivirati, poslati u smeće ili premjestiti u drugu mapu.
- Nakon što se stvori pravilo, kliknite gumb Spremi . Studio e-pošte sada će raditi u pozadini, izvodeći provjeru svakog sata izvodeći određenu radnju kada e-pošta ispunjava uvjete povezane s njom. Nećete morati ništa ručno raditi uopće.
