Kako se automatski abecediti u google listovima

Google listovi i Microsoft Excel dijele mnoge slične značajke. Oni koji su Excel poznatiji, otkrit će da, iako je većina značajki ista, lociranje u Google listovima može postati prepreka prilikom upoznavanja s programom.

Također pogledajte naš članak Kako primijeniti formule na čitave stupce u Google tablicama

Sposobnost sortiranja i filtriranja podataka, abecedno ili brojčano, jedna je od najčešćih korištenih značajki u programu Microsoft Excel. Isto se može reći i za Google tablice. Međutim, način izvršavanja zadatka može biti malo drugačiji.

"Poznatiji sam s Excelom, ali moj šef želi da sada koristimo Google tablice. Organiziranje proračunskih tablica dio je posla. Možete li mi pomoći?"

Dobar dio u vezi s listovima, baš kao i u Excelu, nećete morati brinuti o ručnim uređivanjima kad želite sortirati ili filtrirati podatke. Postoji način da se automatski sortiraju po stupcu pomoću funkcija na karticama ili kroz formulu koju možete smjestiti izravno u ćeliju.

Automatski organiziranje Google tablica abecednim redom

Brze veze

• Automatski organiziranje Google tablica abecednim redom
  • Razvrstavanje podataka i upotreba filtera
    • Razvrstavanje podataka
    • Filtriranje podataka
    • Upotreba filtera unutar Google proračunske tablice
    • Stvaranje pogleda filtra
  • Google listovi: Razvrstavanje po abecedi na radnoj površini
    • Abecedno sortirajte podatke automatski pomoću formule
  • Google listovi: Razvrstavanje abecednim redom na mobilnim uređajima

U nastavku su navedeni detalji kako možete automatski organizirati svoje podatke na Google Sheetu. Usredotočit ću se na to kako se to vrši abecedno, ali iste se informacije mogu upotrijebiti i ako podatke radite brojčano.

No, prije nego što nastavimo s krajnjim ciljem, želio bih se malo bolje upoznati s tim što su razlike između sortiranja i filtriranja, kako koristiti bilo koju opciju za svaku situaciju koja će vam možda trebati, kao i prijeći filtriranje pogleda.

Ako ste već pristojno shvatili sortiranje i filtriranje, a željeli biste samo doći do automatskog alfabetiziranja, možete preskočiti dalje članak. Za sve ostale koji bi htjeli nešto naučiti, moramo puno toga pokriti, pa krenimo.

Razvrstavanje podataka i upotreba filtera

Dok analizirate i radite u Google tablicama, sve više i više sadržaja počet će se gomilati. To je kada sposobnost organizacije podataka postaje toliko važnija. Google Sheets omogućuje vam da organizirate te podatke sortiranjem i primjenom filtara na njih. To možete učiniti abecedno i brojčano, izbor je na vama. Možete primijeniti i filtar kako biste suzili podatke i čak sakrili odabrane dijelove od pogleda.

Razvrstavanje podataka

Da biste razvrstali podatke:

1. Otvorite proračunsku tablicu u svom pregledniku (po mogućnosti Google Chrome).
2. Označite ćeliju ili ćelije koje želite sortirati.
   • Možete kliknuti lijevom tipkom miša samo jednu ćeliju da biste je istaknuli. Za više ćelija lijevom tipkom miša kliknite početnu ćeliju. Pritisnite tipku Shift i zatim pritisnite lijevu tipku u završnoj ćeliji.
   • Više ćelija se također može odabrati tako da kliknete lijevom tipkom i zadržite Ctrl i lijevim klikom na drugu ćeliju. Ovo pomaže ako stanice koje želite sortirati nisu slijedne.
   • Za odabir cijelog lista kliknite gornji lijevi kut lista ili istodobno pritisnite Ctrl + A.
3. Zatim kliknite karticu "Podaci" i odaberite Raspored sortiranja … od opcija.
4. U skočnom prozoru, ako vaši stupci imaju naslove, stavite kvačicu u okvir pored retka Podaci imaju zaglavlje .
5. Odaberite stupac u kojem prvo želite sortirati mijenjanjem "Poredaj po" u taj stupac. Zatim odaberite redoslijed sortiranja klikom na AZ radijal za silazni ili ZA za uzlazni.
   • Ako imate dodatno pravilo razvrstavanja koje želite primijeniti, kliknite Dodaj novi stupac za sortiranje . Redoslijed vaših pravila odredit će način sortiranja.
   • Za brisanje možete kliknuti na ikonu Otpad s desne strane pravila.
6. Završite klikom na gumb Sortiraj i raspon će biti sortiran prema vašim pravilima.

Filtriranje podataka

Dodavanje filtera u vaše podatke omogućit će vam sakrivanje podataka za koje ne želite da budu vidljivi. I dalje ćete moći vidjeti sve svoje podatke nakon što filtar bude isključen. Filteri i prikazi filtra pomažu u analiziranju skupa podataka unutar proračunskih tablica.

Filtri se preferiraju kada:

• Svi koji pristupaju vašoj proračunskoj tablici prikazuju određeni filtar kada se otvori.
• Želite da vidljivi podaci ostanu razvrstani nakon primjene filtra.

Dok su prikazi filtra korisniji ako:

• Želite imenovati i spremiti više prikaza.
• Za preglednike potrebno je više prikaza za druge korisnike. Filtri su uključeni od strane pojedinca, pa im to omogućuje da istovremeno pogledaju različite filtre, a netko drugi također može koristiti proračunsku tablicu.
• Dijeljenje različitih filtera s ljudima je važno. Različite veze pogleda filtra mogu se poslati različitim ljudima pružajući svima koji rade na proračunskoj tablici najrelevantnije informacije specifične za pojedinca.

Sjetite se samo da filtre možete uvesti i izvoziti po potrebi dok pogled filtera ne može.

Upotreba filtera unutar Google proračunske tablice

Kad se filtar doda u proračunsku tablicu, bilo tko drugi koji je pregledava proračunsku tablicu može vidjeti i filtre. To također znači da svatko s dopuštenjem za uređivanje može promijeniti filter. Filter je odličan način da privremeno sakrijete podatke u proračunskoj tablici.

Da biste filtrirali svoje podatke:

1. Otvorite proračunsku tablicu u svom pregledniku (po mogućnosti Google Chrome).
2. Odaberite raspon ćelija koje želite filtrirati istim metodama koje su opisane u odjeljku Razvrstavanje podataka u članku.
3. Kliknite karticu "Podaci", a zatim odaberite Kreiraj filtar . Time će se ikona filtra postaviti u prvu ćeliju raspona koji ste odabrali. Sve ćelije unutar raspona filtriranja bit će zatvorene zelenom obrubom.
4. Kliknite ikonu Filtar da biste prikazali sljedeće opcije filtra:
   • Filtriranje prema uvjetu - odaberite s popisa uvjeta ili napišite svoje. Na primjer, ako je ćelija prazna, ako su podaci manji od određenog broja ili ako tekst sadrži određeno slovo ili frazu.
   • Filtriraj po vrijednostima - Poništite odabir svih podataka koje želite sakriti i kliknite U redu. Ako želite odabrati sve podatkovne točke, kliknite Odaberi sve . Poništite i sve točke podataka klikom na Očisti.
   • Pretraživanje - Pretražite podatkovne točke upisivanjem u okvir za pretraživanje. Primjerice, tipkanje "J" skratit će vaš popis na samo imena koja počinju s J.
5. Da biste onemogućili filtar, samo ponovo kliknite karticu "Podaci", a zatim odaberite Isključi filtar .
   • Podaci se mogu sortirati dok je filtar na mjestu i omogućiti ih.
   • Pri odabiru sortiranja sortirat će se samo podaci iz filtriranog raspona.

Stvaranje pogleda filtra

Da biste stvorili, spremili ili izbrisali filtrirani prikaz:

1. Otvorite proračunsku tablicu u svom pregledniku (po mogućnosti Google Chrome).
2. Kliknite karticu "Podaci", a zatim odaberite Filtriranje pogleda … nakon čega slijedi Stvori novi prikaz filtra .
3. Pogled filtra automatski se sprema. Sada možete sortirati i filtrirati sve podatke koje želite.
4. Zatvorite prikaz filtra klikom na 'X' u gornjem desnom kutu proračunske tablice.
5. Kliknite ikonu Zupčanika u gornjem desnom dijelu proračunske tablice za jednu od sljedećih opcija:
   • Preimenuj - promijenite naziv pogleda filtra.
   • Raspon ažuriranja - ovo nije toliko važno jer to možete učiniti izravno na prikazu filtra. Omogućuje vam promjenu raspona ćelija odabranih za prikaz filtra.
   • Duplikat - stvara identičnu kopiju trenutnom prikazu filtra.
   • Izbriši - Izbrišite prikaz filtra.

Google listovi: Razvrstavanje po abecedi na radnoj površini

Da biste raspoložili raspon ćelija po abecedi na radnoj površini:

1. Otvorite proračunsku tablicu u svom pregledniku (po mogućnosti Google Chrome).
2. Odaberite podatke koje želite sortirati po jedan stupac. Ovo je važno kako ne biste preuredili druge dijelove proračunske tablice koji možda nisu u skladu s željenim rasponom.
   • Označite gornju ćeliju u stupcu podataka sve do krajnje ćelije.
3. Kliknite karticu "Podaci", a zatim odaberite jednu od sljedećih opcija:
   • Poredaj raspon po stupcu, A → Z - Time će se svi odabrani podaci unutar raspona poredati po abecednom redu bez ometanja ostalih područja proračunske tablice.
   • Poredaj list po stupcu, A → Z - Ovo prilagođava sve podatke u proračunskoj tablici abecednim redom u odnosu na istaknuti raspon podataka.
4. Bilo koji izbor sada bi trebao vaše podatke preurediti po abecednom redu.
   • Ako smatrate da ste pogriješili, lako je možete ispraviti pritiskom na Ctrl + Z (Windows) ili ⌘ Command + Z (Mac) za poništavanje najnovijeg sortiranja podataka.

Abecedno sortirajte podatke automatski pomoću formule

Iako se prethodni koraci mogu smatrati automatskim, još uvijek postoji malo ručnog unosa. To je sasvim prihvatljivo za većinu korisnika proračunskih tablica koji se ne žele previše Tehnički baviti formulama i funkcijama.

Međutim, postoje neki koji bi više voljeli više "potpuno automatski" pristup abecediranju podataka. Možete odabrati da se podaci automatski razvrstavaju u stupcu. To znači da će se, kad god se nove informacije stave u stupac, podaci automatski ažurirati abecednim redom bez ometanja ostatka proračunske tablice.

Da biste automatski sortirali podatke stupca abecednim redom:

1. Otvorite proračunsku tablicu u svom pregledniku (po mogućnosti Google Chrome).
2. Označite ćeliju koja će prikazati rezultate za podatke koje želite automatski abecediti.
3. Unutar ćelije unesite sljedeću formulu = vrsta (A2: B, 1, TRUE), a zatim pritisnite Enter .
   • A2: B je željeni raspon podataka koji treba sortirati. Prilagodite ga prema vlastitim potrebama proračunske tablice.
   • 1 se odnosi na broj stupca na kojem će se temeljiti sortirani podaci. Ponovo ga prilagodite prema potrebama proračunske tablice.
   • Podaci u formuli automatski se razvrstavaju uzlaznim redoslijedom. Da biste podatke sortirali u silaznom redoslijedu, promijenite TRUE u false .

Svi novi ili uređeni podaci uneseni u stupac sada će se automatski sortirati.

Google listovi: Razvrstavanje abecednim redom na mobilnim uređajima

Da biste abecedno sortirali raspon ćelija na svom mobilnom uređaju:

1. Pokrenite aplikaciju Google tablice (Android / iOS) i prijavite se pomoću svojih vjerodajnica.
2. Odaberite Google list za uređivanje dodirom na proračunsku tablicu. Možda ćete se morati pomicati da biste je pronašli ako ste spremili više listova.
3. Pronađite stupac s podacima koje želite abecediti i dodirnite slovo tog stupca. Može se naći na vrhu stupca. Ovo će istaknuti sve podatke stupca.
4. Još jednom dodirnite slovo da biste otvorili mali izbornik.
5. U izborniku dodirnite strelicu "Više" dok ne pronađete opciju Sort A - Z.
   • Ako koristite Android mobilni uređaj, morat ćete dodirnuti ikonu koja izgleda kao tri vertikalno (ili vodoravno ovisno o verziji) složene točke. Pomičite se prema dolje dok ne pronađete opciju Sort A - Z.

Kada dodirnete Sort A - Z, podaci u stupcu bit će preuređeni po abecednom redu.